Cosa dovresti sapere sulla videoconferenza


Viaggiare non è facile e immediato, ecco perché è meglio fare muovere le idee anzichè le persone.

Prendere decisioni, confrontarsi e relazionarsi è molto più semplice quando tutte i soggetti coinvolti possono condividere opinioni e contenuti, guardandosi negli occhi in tempo reale ovunque essi siano.

cosa è la videoconferenza

L’emergenza dovuta alla pandemia di coronavirus ha definitivamente sdoganato il telelavoro e i vari modi per lavorare e comunicare senza essere fisicamente in presenza.

Ecco cosa dovresti sapere sulla videoconferenza:

Come prima cosa, per fare chiarezza, vediamo la differenza tra la videoconferenza e gli altri strumenti come webinar, web meeting etc.

  • Nel webinar e prodotti simili, tutti i partecipanti accedono ai contenuti tramite internet, a differenza della videoconferenza dove alcuni partecipanti alla sessione possono essere presenti fisicamente.
  • Nelle videoconferenza, ognuno ha pari facoltà di intervenire vocalmente e di offrire il proprio contributo tramite lo schermo, le presentazioni e altri contenuti. Al contrario, il webinar nasce con una funzione didattica e quindi esiste per definizione una figura definita come organizzatore (l’insegnante) il quale distribuisce i contenuti e decide a propria discrezione chi e come può intervenire.

Chiara la differenza ?

Pensate alla videoconferenza come degli amici che si incontrano al bar e discutono della partita e ognuno può liberamente esprimere la propria opinione e al webinar come ad una classe scolastica dove l’insegnante parla. gli alunni  ascoltano e intervengono solo se interpellati o devono chiedere il permesso.

Le due modalità di meeting hanno comunque in comune diverse funzionalità, come la possibilità di registrare la sessione, la possibilità di condividere i contenuti, l’uso della chat e l’alzata di mano per attirare l’attenzione.

Ci sono anche differenze dal punto di vista tecnico ?

Le differenza possono essere molte e nessuna e, nel caso in cui tutti i partecipanti accedono da remoto, videoconferenza e webinar possono diventare addirittura sinonimi.

Il vero concetto di videoconferenza entra in gioco quando parte dei partecipanti è presente fisicamente in locale e parte accede tramite internet.

Dal punto di vista tecnico e organizzativo, una sala per videoconferenza (room) è composta da un mini-pc connesso ad internet, una videocamera in grado di inquadrare il volto delle persone presenti ed in grado di fare lo zoom su quella che sta parlando, uno o più monitor a parete, e un sistema audio composto da speakers e microfono. Generalmente, un primo monitor viene dedicato alla condivisione dei contenuti e un secondo monitor a visualizzare i partecipanti remoti.

sala videoconferenza con telecamera

In questo modo tutti possono vedere tutti e parlare con tutti. Gli utenti presenti fisicamente potranno vedere sui monitor i partecipanti remoti e questi ultimi potranno vedere i presenti tramite la telecamere installata nella sala riunioni.

Facciamo qualche esempio di situazioni che potrebbero rispecchiare la situazione:

  • Assemblea di condominio, dove parte dei condomini sono riuniti presso la sede dell’amministratore e parte accedono da remoto.
  • Studio legale, dove l’avvocato ed i clienti presenti nella stanza dialogano con uno o più consulenti fisicamente altrove.
  • Consulente finanziario che nel suo ufficio ospita alcuni esperti e propone i prodotti a potenziali clienti che sono nei rispettivi uffici remoti.

A cosa dobbiamo badare per fare una buona scelta ?

Nel caso della videoconferenza bisogna prendere in considerazione le dimensioni della stanza ed il numero dei partecipanti. Per avere una buona user experience, il partecipante deve potere sentire, vedere ed essere visto nel modo migliore possibile.

Bisogna quindi prestare attenzione a:

  • Caratteristiche della telecamera. Se vi sono molti partecipanti e la telecamera non è sufficientemente dimensionata, chi accede da remoto potrebbe non essere in grado di vedere tutti i partecipanti.
  • Caratteristiche dell’impianto audio. Per una buona fruizione del servizio, ognuno deve essere in grado di parlare e di sentire senza doversi spostare.
  • Caratteristiche dei monitor. Le persone presenti in sala devono poter vedere le persone che partecipano da remoto e i contenuti che vengono condivisi.
  • Caratteristiche della connessione internet. Il flusso audio e video deve essere fluido e senza interruzioni e potrebbe essere necessario fare le opportune configurazioni sul router e/o sul firewall.

Quali sono le funzioni indispenzabili ?

le funzioni indispensabili di ogni sistema di videoconferenza e webinars sono:

  • Possibilità di registrare la sessione per archiviazione o altri usi.
  • Possibilità di invitare i partecipanti tramite link.
  • Possibilità di accedere sia da pc che da smartphone/tablet.
  • Possibilità di condividere lo schermo e i contenuti.
  • Possibilità di avere a disposizione una chat virtuale.

Qualche consiglio

Per la videoconferenza senza dubbio consiglierei i prodotti Yealink distribuito da Tecnosistemi Srl. Per le situazioni dove tutti i partecipanti accedono da remoto esistono ottime soluzione gratutite come Jitsi e freeconferencecall.

Non è del tutto facile vero ?

Se vuoi implementare un piccolo sistema di video conferenza puoi contattarmi. Io e il team di Tecnosistemi saremo felici di assisterti ed aiutarti.

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